Inventointi. Miksi sen pitää aina olla niin vaikeaa?

Kirjanpitolain mukaan yrityksen vaihto-omaisuuden arvo on ilmoitettava tilikauden päätteeksi (kirjanpitolain 5 luvun 6 §:n ensimmäinen momentti). Selkokielellä tämä tarkoittaa sitä, että varastossa olevan tavaran määrä ja arvo on selvitettävä.

Vaihto-omaisuuden arvo vaikuttaa yrityksen tulokseen ja verotukseen. Liian suuri arvo nostaa veroja turhaan. Liian pieni arvo saa yrityksen tuloksen näyttämään todellista pienemmältä.

Mikäli varaston arvo on vähäinen tai vuosittaiset määrämuutokset ovat pieniä, ilmoitusvelvollisuutta ei ole. Tässä tapauksessa voit lopettaa lukemisen.

Kirjanpitolaki määrää tarkkaan millä tavalla varastoitavien nimikkeiden arvo on määritettävä. Tässä sovelletaan niin sanottua alimman arvon periaatetta. Eli selvitetään jokaisen nimikkeen alkuperäinen hankintahinta, tämänhetkinen markkinahinta sekä todennäköinen myyntihinta ja käytetään näistä alhaisinta.

Sen sijaan kirjanpitolaki ei määrää millä tavalla varastoitavan tavaran määrä on todennettava. Tämä jättää varastolle mahdollisuuden valita erilaisista inventointitavoista itselleen sopivin.

Vuosittainen inventointi

Yksinkertaisin tapa todentaa varaston arvo, on laskea kaikki varastoitavat nimikkeet tilikauden viimeisenä päivänä ja raportoida määrät kirjanpitoon. Tämä ei kuitenkaan aina ole käytännöllistä tai edes mahdollista. Varastoitavaa tavaraa voi olla paljon, se voi sijaita eri varastoissa ja osa voi olla matkalla tavarantoimittajalta tai matkalla asiakkaalle.

Kertarysäyksenä tehtävä inventointi työllistää usein ison määrän henkilöstöä ja on tehtävä tuotantoajan ulkopuolella. Eli mahdollisesti tuotanto on pysäytettävä inventaarion ajaksi. Tällä tavalla varmistutaan siitä, ettei inventoinnin kuluessa ilmesty uusia tavaraeriä ja että kaikki tulokset ovat tilikauden lopuksi ajankohtaisia.

Jatkuva inventointi

Mikäli varastossa on käytössä reaaliaikainen saldonhallinta, eli kaikki saapuvat ja lähtevät tavaraerät merkitään saldoille, voidaan tilikauden lopun varastosaldo ilmoittaa kirjanpitoon vaihto-omaisuuden arvostusta varten. Saldojen luotettavuuden kannalta olisi suotavaa, että valtaosa nimikkeistä on inventoitu vähintään kerran kuluvan tilikauden aikana ja että inventoinnista jää tosite.

Jatkuva inventointi ei edellytä tuotannon pysäyttämistä tai kaikkien työntekijöiden osallistumista. Monet yritykset nimittävät tietyt työntekijät inventoinnista vastaaviksi henkilöiksi, joiden työtehtäviin kuuluu nimikkeiden inventointi pitkin tilikautta ja tulosten kirjaaminen saldonhallintaan. Inventoinnin etenemistä kannattaa seurata, ettei tilikauden päätteeksi olla tilanteessa, jossa paljon nimikkeitä on jäänyt inventoimatta.

Mitä ikinä varastossasi säilytätkin, Ziirrymme mielellämme arvioimaan eri inventointitapojen hyviä ja huonoja puolia. Ja kuulemma RFID:tä pystyy myös hyödyntämään saldojen seurannassa.