Logistiikan dokumentointi

MIKSI VAIVAUTUA DOKUMENTOIMAAN TOIMINTAANSA?

On yrityksiä, joissa prosessikuvaukset, työohjeet, poikkeustilanneohjeet ja monet muut asiat ovat systemaattisesti dokumentoitu ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisen usein. Helposti saatavilla löytyy jopa vakioitu toimintaohje eli SOP (Standard Operating Procedure). On myös yrityksiä, joissa ei ole kerta kaikkiaan laitettu mitään ylös. Lakisääteinen pelastussuunnitelma on saatettu joskus laatia, mutta senkin ajantasaisuus edellyttää niin sanotusti luovaa tulkintaa. Suurimmassa osassa firmoista tilanne on tältä väliltä. Niissä toimintaa on pyritty dokumentoimaan, mutta kaikkia toimintoja ei ole kuvattu taikka päivitetty kiireen tai muun syyn takia.

Mitä hyötyä yrityksen toiminnan dokumentoinnista ja sen ajan tasalla pitämisestä sitten on? Minkä verran siihen kannattaa käyttää resursseja ja missä tilanteissa nähty vaivaa maksaa itsensä takaisin?

Dokumentoinnin hyödyt – niitä on paljon

Ensinnäkin ajan tasalla ja helposti saatavilla oleva selkeä dokumentaatio auttaa uusien työntekijöiden perehdytyksessä. Perehdyttäjä voi käyttää sitä tukenaan ja uusi työntekijä pystyy tarvittaessa tarkistamaan ja kertaamaan miten joku asia olikaan. Ajan tasaista dokumentaatio on hyödynnettävissä myös sovittujen muutosten käytäntöön viennissä kokeneille työntekijöille. Dokumentaatio pyrkii kertomaan mahdollisimman yksiselitteisesti miten asioita tehdään nyt ja jatkossa kunnes toisin sovitaan. Näin asiat eivät ole tallennettuna hiukan toisistaan poikkeavin yksityiskohdin pelkästään osaajien korvien väliin. Dokumentaatiosta on luonnollisesti myös merkittävä apu missä tahansa tilanteessa, kun on tarve tarkistaa tai todistaa miten on sovittu toimittavan, vaikkapa auditoinnissa. Dokumentoinnin avulla myös standardisointi on helpompaa, kun kaikki voivat toimia saman ohjeen mukaisesti.

Ajan tasainen toiminnan kuvaus ja ohjeistus auttavat myös riskienhallinnassa. Siitä voi olla toiminnan jatkuvuuden kannalta korvaamaton hyöty, kun joku jonka päässä oleellinen tieto oli, vaikka eläköityy tai jos hän ei jostain syystä yllättäen olekaan enää käytettävissä.

Dokumentointi auttaa myös ymmärtämään mikä on ollut ajatus, kun on päätetty toimia niin kuin toimitaan. Maailman, asiakastarpeiden, tuotteiden ja ties minkä muuttuessa tulee tarve vastata muutoksiin ja silloin on hyödyllistä ymmärtää perusteet aiemmalle toimintamallille.

Jos kuvattu toiminta ei vastaa nykyistä todellista tekemistä, toista niistä täytyy muuttaa. Eihän dokumentoinnilla muuten mitään virkaa ole. Asioita kirjattaessa kannattaa alusta alkaen pitää mielessä, että yksityiskohtaista dokumentaatiota on jälkeenpäin työlästä päivittää. Asiat kannattaa kirjata riittävällä tarkkuudella laadun, turvallisuuden ja muiden oleellisten asioiden varmistamiseksi, mutta ei sitä tarkemmin. Kuvat, videot ja visuaalisuus auttavat havainnollistamaan ja selkeyttämään (tylsää) tekstiä, mutta niiden päivittäminen on usein vielä työläämpää kuin pelkän tekstin.

Ennen kaikkia dokumentointi ja visualisointi auttavat kuvaamaan nykyisen tai tavoitellun tilan. Jokainen ihminen mieltää kaikki asiat aiemman oman henkilökohtaisen kokemuksensa kautta. Siksi samasta – ehkä abstraktista – asiasta keskusteltaessa eri henkilöille muodostuu hämmästyttävästi toisistaan poikkeavia käsityksiä, vaikka jokaiselle asia saattaa olla omasta mielestään yksiselitteisen selkeä. Asioiden tekeminen konkreettiseksi ja mielellään myös visuaaliseksi, auttaa vähentämään osapuolten kesken asioiden käsittämistä eri tavoilla.

Vasta kun on saatu koko porukka ymmärtämään käsiteltävä asia sekä sen mittasuhteet ja vaikutukset likimain samalla tavalla, on luotu pohja hedelmälliselle keskustelulle (tai väittelylle) miten asiaa tulisi muuttaa tai josta voi perustellusti olla eri mieltä. Tällöin keskustelu tuottaa sopivasti erilaisia näkökulmia, pohdintaa hyvien sekä huonojen puolien merkityksistä ja päätöksistä jalostuu laadukkaampia.

Ziirron nykytila-analyysissä tutkimme, havainnoimme ja selvitämme mitä asiakkaidemme logistiikassa ihan oikeasti tapahtuu. Kun olemme dokumentoineet lähtötilanteen, kehitysehdotukset sekä niillä tavoitellut uudet toimintamallit, on huomattavasti helpompi keskustella asioista rakentavasti kaikkien osapuolten kesken sekä viedä sovittuja muutoksia käytäntöön.

Mikä on Ziirto?

Ziirto on 2020 perustettu sisälogistiikan ja tuotannon kehittämiseen erikoistunut asiantuntijayritys. Yleisin kysymys meille on ”myydäänkö jotain varastonhallintasoftaa?” Emme myy, koska osallistumme objektiivisina ja puolueettomina kumppanina ja asiantuntijana jatkuvasti erilaisiin kilpailutuksiin. Meiltä halutaan käytännönläheistä sisälogistiikan konsultointia, ja sitä myös toimitamme. Ziirron ydinporukan muodostaa tällä hetkellä noin kymmenen kehitysinsinööriä. Toimimme ympäri Suomea ja meillä on toimipisteet Vantaalla, Tampereella ja Turussa. Tunnetuin palvelumme on Work Study 360® analyysi, joita teemme vuosittain kymmeniä. Caset-sivulta löydät useita case-esimerkkejä miten olemme kehittäneet eri yritysten sisälogistiikkaa. Asiakkainamme ovat tuotannon ja sisälogistiikan kehittämisestä ja sujuvoittamisesta kiinnostuneet PK-yritykset aina isoihin pörssiyhtiöihin. Yrityksen toimitusjohtajana toimii Mika Eskola. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen.